Processos financeiros: 9 vantagens de automatizá-los + dicas!

Os processos financeiros de uma empresa são todas as atividades, ações e medidas usadas para controlar o fluxo de entrada e saída de dinheiro do negócio. Por meio dessas tarefas, é possível garantir a saúde financeira da companhia e contribuir para seu crescimento.

Considerando que essa prática se refere ao controle de valores, é certo que qualquer falha pode resultar em sérios problemas. Basta um dígito errado para mudar todo o orçamento de um negócio, levando a tomadas de decisão erradas que podem prejudicar sua expansão.

Suponhamos que você recebeu o relatório financeiro do mês e descobriu que tem uma quantia sobrando na conta da empresa. Como esse dinheiro não tem destino determinado, o dinheiro é direcionado para comprar um maquinário novo. Porém, tempos depois, descobre que a realidade não era bem essa.

Um funcionário, sem querer, digitou alguns números errados na planilha de controle de vendas, levando a acreditar que tinha lucrado mais naquele mês. O erro fez você gastar um valor que não tinha e, com isso, gerar uma nova dívida que poderia ter sido facilmente evitada.

Automatizar processos financeiros tem justamente esse objetivo: evitar erros humanos que podem prejudicar sua gestão. 

Somada a essa, existem várias outras vantagens que justificam a automação dessas atividades. Siga a leitura para descobrir quais são e como levar essa facilidade para seu negócio. 

O que significa automatizar processos financeiros? 

Automatizar processos financeiros significa usar ferramentas informatizadas para fazer automaticamente diversas atividades relacionadas a essa gestão. Em outras palavras, trata-se de deixar de fazer essas tarefas manualmente, passando a usar sistemas que fazem o mesmo trabalho, porém, em menos tempo e com mais precisão.

Como exemplos de processos financeiros que podem ser automatizados, podemos citar:

• controle de vendas;
• fluxo de caixa;
• pagamento de comissão a vendedores;
• divisão de valor de vendas com outros sellers participantes da transação, via split de pagamento.

Aproveitando que estamos falando sobre isso, veja quais são os principais processos financeiros de uma empresa — lembrando que todos podem ser automatizados com as soluções certas. São eles:

• controle de contas a pagar e a receber;
• gestão de crédito (decorrentes de recebimento de pagamentos a prazo);
• gestão de investimentos;
• processos de cobrança a inadimplentes;
• controle e balanço patrimonial;
• captação de recursos;
• administração de estoque (com foco na redução de gastos e desperdício);
• emissão e análise de documentos contábeis e fiscais;
• comunicação financeira a stakeholders.

Dica! Não deixe de ler o artigo: “O que é gestão financeira empresarial? Qual a importância? Saiba tudo!“

9 vantagens de automatizar processos financeiros

Existem inúmeros pontos positivos em automatizar as atividades financeiras da sua empresa. Entre os que mais se destacam, estão:

1. finalização das tarefas em menos tempo, gerando aumento da produtividade;
2. menos chances de erros e de necessidade de retrabalho;
3. profissionais livres para se dedicar às atividades mais estratégicas;
4. contribuição para tomadas de decisão mais precisas;
5. garantia de manter a empresa em conformidade (compliance), por não perder prazos de pagamento, por exemplo;
6. identificação mais rápida e precisa de possíveis fraudes financeiras, como desvio de dinheiro;
7. aumento da segurança na movimentação de dados financeiros;
8. redução do volume de documentos impressos, evitando também perda de informações;
9. possibilidade de acessar os dados de qualquer lugar e, também, limitar acesso e atribuir responsabilidades.

Confira também: “Sistema de cobrança automatizado: como agiliza a gestão financeira?“

Como fazer a gestão de processos financeiros? 6 passos principais

Após descobrir todos esses benefícios da automação, você deve estar se perguntando como automatizar sua gestão financeira, não é mesmo? Os seis principais passos que você deve seguir para isso, são:

1. realize um mapeamento de processos financeiros; 
2. encontre gargalos e pontos de melhoria;
3. defina os objetivos da gestão;
4. elabore um plano de ação;
5. escolha KPIs para mensurar o desempenho;
6. acompanhe os resultados e faça ajustes, se necessário.

Confira mais detalhes, logo adiante!

1. Realize um mapeamento de processos financeiros 

Veja como as tarefas financeiras do seu negócio são feitas atualmente, quem são os responsáveis, por quais profissionais precisam passar, quais sistemas são usados e o tempo que demoram para ser concluídas, entre outros pontos similares.

2. Encontre gargalos e pontos de melhoria

Com esse mapeamento em mãos, analise se há fluxos que podem ser melhorados. A ideia é reduzir a burocracia interna e encontrar formas de deixar a dinâmica mais precisa. 

Se algum tipo de sistema financeiro já estiver sendo usado, confirme com quem usa se ele não está obsoleto ou se falta alguma funcionalidade que melhoraria o dia a dia do time.

3. Defina os objetivos da gestão

Com todos esses pontos analisados, defina quais são os objetivos da automatização da sua gestão financeira. Por exemplo, você identificou muitos erros e quer eliminá-los, está com dificuldade de acompanhar o faturamento e outras possibilidades.

Ter objetivos claros ajuda a escolher a solução ideal para melhorar a dinâmica financeira do seu negócio.

4. Elabore um plano de ação

Para colocar em prática os objetivos, é vital definir um plano de ação. Esse, por sua vez, deve ser compatível com a realidade da empresa. 

Uma boa maneira de garantir isso é organizando os propósitos por prioridade. Por exemplo, qual ferramenta de automação é mais importante adquirir agora? 

Analise o que trará mais impacto positivo e comece por aí.

5. Escolha KPIs para mensurar o desempenho

Para saber se a automação de processos está dando certo, é essencial usar indicadores de desempenho para mensurar os resultados.

Um bom exemplo é o ROI, Retorno sobre o Investimento, que mostra quando dessa mudança traz efeitos positivos para sua companhia. 

6. Acompanhe os resultados e faça ajustes, se necessário

O acompanhamento dos resultados deve ser periódico, mas não há um prazo exato que deve ser seguido. Tudo depende das mudanças que foram feitas, do porte da empresa e afins.

O mais importante é manter esse monitoramento e fazer ajustes sempre que identificar a necessidade de melhorias.

Como funciona a automatização de processos?  

A automação de processo funciona a partir da escolha de ferramentas que substituem as tarefas manuais, tornando-as automáticas. Então, o primeiro passo é definir o que você quer automatizar. 

Se os fluxos de recebimento de valores da sua empresa ainda não são feitos dessa forma, é possível usar as soluções do Zoop Payments.

Essa é uma plataforma white label que ajuda a organizar e otimizar o recebimento e gerenciamento de pagamentos presenciais e online de um negócio.

Veja, no vídeo abaixo, como essa solução funciona:

Quais são as formas de automatizar processos?

A melhor forma de automatizar processos é usando soluções relacionadas a cada atividade que deseja deixar de realizar manualmente na sua empresa, como as que citamos ao longo deste artigo.

No post “Plataforma de gestão financeira: como integrar soluções de pagamento?“, você confere um ótimo exemplo de solução. Leia agora mesmo e descubra qual é!