Sistema de cobrança automatizado: como agiliza a gestão financeira?

Um sistema de cobrança automatizado é um software que realiza o processo de cobrança de clientes sem precisar da interferência humana, contribuindo para que os pagamentos sejam feitos no prazo e, com isso, evitando transtornos financeiros para a companhia.

Explicando de outro modo, trata-se de uma ferramenta de automação que dispensa o direcionamento de profissionais para realizar o acompanhamento dos débitos e fazer a cobrança de pagamento manualmente, cliente por cliente.

Como você deve estar imaginando, fazer o processo dessa forma é inviável e, dependendo do porte do negócio, praticamente impossível. 

Somado a isso, é certo que todas as empresas querem crescer em número de clientes e faturamento. Por esse motivo, é primordial contar com ferramentas que facilitem a escalabilidade do negócio.

Considerando esse cenário, o sistema de gestão de cobrança é um importante diferencial que aprimora o gerenciamento financeiro do negócio e ajuda a reduzir a inadimplência, entre diversas outras vantagens.

Neste artigo, falaremos o que é um sistema de cobrança automatizado, como funciona, de qual maneira estruturar uma gestão desse formato, as consequências de não fazê-la e muito mais.

Siga a leitura e fique por dentro de tudo sobre esse importante tema!

O que é um sistema de cobrança automatizado? 

O sistema de cobrança é uma solução que cobra automaticamente os clientes, sejam eles inadimplentes ou não, de modo que essa operação contribua para manter a boa gestão monetária e a saúde financeira da empresa de acordo com o esperado.

Indicado para negócios de todos os portes e segmentos, esse é um recurso que otimiza o dia a dia da companhia e, também, melhora o relacionamento com os clientes. 

Entre os motivos está o fato que os sistemas voltados para gestão de cobrança substituem planilhas, lembretes e contatos diretos com os consumidores — situação que pode gerar atritos no relacionamento entre eles e a marca, dependendo de como e quando é feito.

Somado a isso, ao usar um sistema de cobrança, os profissionais responsáveis por essa tarefa não precisam mais realizá-la manualmente. Com isso, alguns dos resultados que podem ser obtidos são:

• aumentar da produtividade;
• diminuir a burocracia;
• reduzir as falhas humanas;
• promover a escalabilidade do negócio;
• evitar conversas desagradáveis com devedores.

Dica de leitura: “Dashboard de controle financeiro: como a ferramenta aprimora a gestão?“

O que é a gestão de cobrança automatizada? 

A gestão de cobrança automatizada pode ser definida como um conjunto de ações, atividades e estratégias que têm por objetivo acompanhar e controlar o fluxo de pagamento dos clientes, principalmente como forma de evitar inadimplência e, consequentemente, prejuízos financeiros para a companhia.

Idealmente, o sistema que acabamos de citar precisa fazer parte desse tipo de gerenciamento, como o recurso tecnológico ideal para viabilizar a automatização das cobranças, tornando esse processo muito mais fluido, rápido, preciso e eficiente.

Não deixe de ler este artigo: “O que é gestão financeira empresarial? Qual a importância? Saiba tudo!“

Como estruturar uma gestão de cobrança automatizada? 

Para estruturar a gestão de cobrança e torná-la automática, há alguns passos que precisam ser seguidos. É certo que cada empresa segue seu próprio modelo de gerenciamento, mas, em linhas gerais, os dois principais são:

• estabelecer cadastros padronizados;
• definir o fluxo de cobrança. 

Estabelecer cadastros padronizados

Quando falamos em cadastros padronizados, estamos nos referindo à importância de ter dados válidos e atualizados de contato com os clientes. Isso porque é por meio dessas informações que são enviadas as mensagens de cobrança.

Pensando nisso, o ideal é a empresa trabalhar com um modelo de cadastro padrão, a fim de garantir que os vendedores, ou mesmo os próprios clientes, apontem informações como endereço, e-mail e número de celular e telefone fixo que permitirão essa comunicação.

Definir o fluxo de cobrança

A gestão de cobrança deve ser direcionada tanto para clientes inadimplentes quanto para aqueles que ainda não se encaixam nessa condição.

Para aqueles que não são, efetivamente, devedores, a ideia é enviar mensagens que os lembrem que a data de vencimento está próxima, contribuindo para mantê-los adimplentes. 

Já para os que estão em dívida, as comunicações de cobrança podem contemplar opções de pagamentos que induzam a quitação dos débitos, descontos exclusivos até determinada data e outras estratégias relacionadas. 

Para isso, é preciso determinar um fluxo de cobrança, que é a definição do que será enviado antes e depois das datas de vencimento, por quais canais isso será feito e qual mensagem será utilizada. 

O foco é alinhar o momento de pagamento em que o cliente está à gestão de cobrança da companhia, a fim de gerar resultados positivos para ambos os lados.

Extra! Aproveite que está aqui e confira este vídeo exclusivo da Zoop, que fala como pagamentos rápidos e seguros para seus clientes podem ser vantajosos para o negócio!

Quais são as consequências de uma gestão de cobrança manual? 

Realizar uma gestão de cobrança manual, definitivamente, não é um processo eficiente. As consequências negativas que esse tipo de gerenciamento pode trazer para o negócio são:

• aumento das falhas operacionais;
• perda de produtividade dos profissionais responsáveis por essa tarefa;
• crescimento da taxa de inadimplência devido ao controle ineficiente;
• comprometimento do relacionamento com o cliente;
• impacto na gestão financeira;
• queda no faturamento.

Por que fazer a gestão de cobrança automatizada?

Ao fazer uma gestão automatizada, usando um bom sistema de cobrança, pode-se otimizar o gerenciamento do negócio e trazer diversas vantagens. 

Como já comentamos, a principal delas é a redução da inadimplência. Porém, não podemos deixar de citar também:

• aumento da eficiência administrativa;
• melhora da visibilidade da saúde financeira da empresa;
• aprimoramento do relacionamento com o cliente.

Gostou dessas orientações? Quer mais dicas de gerenciamento financeiro? Então, aproveite que está aqui, no blog da Zoop, e leia também o artigo “Plataforma de gestão financeira: como integrar soluções de pagamento?“.