Gestão de equipe remota: as 5 melhores dicas para você gerenciar sua equipe a distância

Escrito por: Alessandro Bottman, VP de Tecnologia na Zoop

Descobrir como fazer a gestão de equipe remota se tornou um grande desafio para muitos líderes, especialmente para aqueles que tiveram que se adaptar a esse formato de maneira repentina.

O home office — que já estava em expansão no Brasil em 2019 e colocava o país no terceiro lugar do ranking do aumento desse modelo de trabalho — ganhou ainda mais força por conta da pandemia do novo coronavírus.

No entanto, tudo indica que essa forma de trabalhar deve se manter mesmo com o término da quarentena. Por isso, descobrir como fazer uma boa gestão remota tem tudo para se tornar realidade em muitas empresas.

Grandes nomes como Coca-Cola, Twitter, Google e Facebook já haviam anunciado a adoção desse formato, pelo menos, até o final de 2020.

Por aqui, uma pesquisa indicou que 74% das empresas brasileiras pretendem manter seus colaboradores trabalhando de casa mesmo quando a pandemia acabar.

Considerando tudo isso, a maior dúvida dos gestores fica em “como fazer uma gestão de equipe remota para obter resultados iguais (ou melhores) aos que se tinha antes?”

Certamente, não existe uma única forma ou “bala de prata” para isso. Mas vou trazer alguns insights e sugestões que espero ajude você, como líder ou liderado. Acompanhe!

Como fazer uma boa gestão de equipe remota antes e depois da pandemia

Com a pandemia instalada globalmente todos ganhamos, do dia para noite, uma equipe remota para chamar de sua.

Junto a esse presente, surgiram também os desafios para conseguir executar uma gestão eficiente, promovendo engajamento e resultados em um cenário desafiador, inédito e talvez o maior experimento mundial de trabalho remoto!

Para a minha sorte, a Zoop é uma empresa jovem, nascida na era digital, na qual todos já estão acostumados com reuniões virtuais, ambientes colaborativos e dinâmica acelerada.

Então a opção de direcionar todos para trabalharem de suas casas foi imediata, simples e sem traumas em relação à tecnologia. No entanto, o cenário é diferente por termos como pano de fundo uma pandemia que gera reflexões diversas em todos nós.

Também entendo que existam muitas (mas muitas mesmo) empresas que não estavam preparadas para uma transformação digital, quanto mais da forma que está acontecendo agora, on the fly.

Porém, é importante ressaltar que a tendência é que esse formato de trabalho venha para ficar, e não apenas para suprir a necessidade de mantermos nossos funcionários a salvos de um possível contágio pelo coronavírus.

O estudo Tendências de Marketing e Tecnologia 2020 mostrou que o home office aumenta entre 15% a 30% a produtividade do colaborador.

Além disso, a avaliação dessa pesquisa apontou que, ao que tudo indica, haverá um aumento de 30% no número de empresas que utilizarão o modelo home office, pelo menos, uma vez na semana.

Se esse formato faz parte do “novo normal” que muitos estão dizendo, como fazer uma gestão de equipe remota eficiente?

Separei 5 dicas para uma boa gestão a distância:

• conte com uma infraestrutura básica;
• estabeleça uma rotina;
• ofereça uma liderança ainda mais presente;
• dê autonomia e visibilidade à equipe;
• preze pela boa comunicação.

Conte com uma infraestrutura básica

Existem diversas realidades no Brasil, ou seja, o básico para alguns é o luxo de muitos.

Mas para trabalhar remotamente, além de um computador razoável (preferencialmente um notebook) e internet (até mesmo 4G), não podemos esquecer da necessidade de ter um local adequado.

Minha dica é que evite (e oriente seu time) a trabalhar do sofá ou de uma cama macia e quentinha com o notebook no colo. Ao final do dia você estará completamente dolorido!

Considere utilizar sua mesa e cadeira de jantar se não tiver outro local, mas se tiver condições, adquirida uma cadeira apropriada, suporte para notebook e até mesmo mouse e teclado externos.

Muitos ainda utilizam um monitor adicional para estender a área de trabalho e melhorar a produtividade.

Talvez sua empresa consiga ajudar com alguns desses itens. Fale com seus superiores e exponha suas dificuldades. É bem provável que eles estarão receptivos a este momento.

Estabeleça uma rotina

Para quem não tinha o hábito de trabalhar remotamente, esse formato pode ser um grande desafio.

Porém, mesmo para quem já estava acostumado, neste momento o cenário pode ser diferente, principalmente se tiver filhos pequenos e precisarem fazer jornada dupla até que as aulas voltem.

Todo cuidado é pouco para não transformar o home office em “hell office” ou “home off”. Para evitar isso, assim como você tinha horários para chegar, almoçar e ir embora no escritório, faça o mesmo agora que está trabalhando de casa.

Certamente, se sentirá muito mais produtivo, pois não perderá tempo com deslocamento ou interrupções ao longo do dia.

Mas não se esqueça também da sua parada para um cafezinho, dar uma caminhada ou alongamento, mesmo dentro de casa — bloqueie na sua agenda esses minutos para você!

Com essa programação feita, converse com seus familiares, líderes e liderados sobre suas responsabilidades e horários no trabalho e em casa. Assim, conseguirá alinhar as expectativas de todos.

Ofereça uma liderança ainda mais presente

Mais do que nunca seus times precisarão de direcionamento e motivação para que o distanciamento, pouco vivenciado por muitos, não prejudique o desempenho e as entregas.

Provavelmente, você terá o desafio diário de uma quantidade maior de reuniões virtuais. Afinal, além das já estabelecidas sobre projetos, atividades e afins, será necessário redobrar a atenção com as pessoas que lidera.

O isolamento social se torna um momento de reflexão e, com isso, alguns podem ter inseguranças, medos, preocupações com a estabilidade.

Posterior a essa fase, ainda será preciso oferecer essa atenção extra para uma gestão de equipe remota eficaz. Isso porque podem surgir casos de pessoas sem experiência no trabalho remoto, que não se adaptaram ou que apresentem dificuldades de se autogerenciar.

Tudo isso poderá resultar em perda de motivação e foco, falta de resultados, atraso nas entregas, o que pode levar ao comprometimento do desempenho de todo o time.

Enquanto todos estavam juntos fisicamente, era mais simples e prático identificar e atuar em problemas similares a esses.

Na gestão de equipe remota é preciso estar ainda mais próximos, realizando o maior número possível de reuniões one-a-one e check points com os times, não apenas para acompanhar as atividades, mas também para identificar a saúde física e mental do colaborador.

Identificada qualquer situação diferente da considerada normal, é importante ouvir, ajudar, ensinar, colaborar, direcionar. Dependendo do caso, também sinalizar o Departamento de Recursos Humanos (RH) para que ajude nesse suporte e acompanhamento.

Dê autonomia e visibilidade à equipe

Diferentemente de quando estávamos todos em um mesmo ambiente físico, onde podíamos rapidamente nos atualizar sobre as atividades, o trabalho remoto acaba tornando essa interação mais uma parte do desafio.

Como líder, é essencial que crie um ambiente de confiança, dando autonomia para as equipes trabalharem nas entregas de missões e tarefas.

Será mais prática a gestão de um conjunto de entregas que, somadas, geram valor para a empresa, do que pequenas atividades pontuais.

Para o liderado, é importante dar visibilidade às atividades realizadas e seu status, além de atender ao cronograma ou datas de entrega definidas.

Sempre que houver impedimentos para que isso aconteça, a sugestão é recorrer ao líder. Lembrando-se também de ficar disponível e acessível ao longo do dia.

Existem diversas ferramentas que podem colaborar com a gestão de equipe remota e com a visibilidade das atividades, por exemplo, Trello, Miro, Jira, Brightpod, Microsoft Planner  etc.

Preze pela boa comunicação

Essa é a chave para qualquer relacionamento ter sucesso, em qualquer tempo, com ou sem pandemia.

Evidentemente, em momentos de crise é ainda mais importante que a comunicação seja mais intensa e com maior clareza.

Todas as formas de conseguir isso são válidas, como e-mail, comunicador instantâneo (Slack, Microsoft Teams etc), WhatsApp etc. Porém, para uma boa gestão de equipe remota, a forma mais ampla e efetiva é por meio de videoconferência.

Procure, sempre que possível, utilizar a câmera e incentive seu time a fazer o mesmo. Ver os participantes da reunião cria uma conexão maior do que apenas ouvi-los.

Atualmente a Zoop promove todas as manhãs o café da manhã virtual. Uma sala aberta para todos da empresa acessarem logo cedo, podendo ver seus colegas e bater papo sem compromisso. Essa ação está se mostrando uma ótima forma de gerar engajamento!

Outra prática que adotei em um dos times de atendimento, e com ótimo resultado, é ter uma sala virtual 24 horas aberta, com todos sempre presentes.

Havendo dúvidas ou necessidades, qualquer um da empresa pode acessá-la a qualquer momento.

Enfim, o objetivo é se comunicar intensamente, mais vezes do que antes e com mais interação entre todos.

Para isso, abuse das tecnologias disponíveis, que são inúmeras, tais como Google Hangout, Microsoft Teams, Join.me, entre outras.

Serviços e softwares colaborativos para times remotos. Por Turing

O que esperar da gestão de equipe remota no futuro

A história nos conta que momentos de crise geram grandes oportunidades de evolução em diversas áreas.

Já é consenso que o pós-pandemia nos deixará grandes lições e legados importantes, mas são capítulos que ainda estão sendo escritos, os quais ninguém pode prever o que ainda está por vir.

A tendência é que o home office realmente se torne uma realidade em diversos setores, seja por conta do aumento da produtividade dos times, seja pela redução de custos operacionais às empresas.

O que podemos concluir é que o normal de amanhã será tremendamente diferente do normal de ontem. Por isso, é bastante indicado que se prepare para essa mudança.

Uma boa gestão de equipe remota vai ajudar na sua liderança, no desempenho do seu time e, como resultado, no crescimento geral da empresa.